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구글 드라이브의 효용성을 높이는 24가지 팁과 툴
Posted by kimdirector | 2014.07.09 | Hit : 2611
구글 드라이브 효용성 클라우드 오피스
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구글 드라이브는 여러 가지 성격을 가졌다. 클라우드 기반 스토리지 서비스이며 온라인 오피스 제품군이고 수많은 구글 서비스를 하나로 엮는 연결 고리이기도 하다. 그러나 이게 전부가 아니다. 구글 드라이브에는 눈에 보이지 않는 부분이 더 있다. 적절한 도구와 설정, 노하우를 조합하면 시간을 절약해주는 유용한 기능들로 꽉 찬 구글 드라이브를 더욱 민첩하고 생산적인 강력한 도구로 변모시킬 수 있다. 구글 드라이브의 잠재력을 이끌어낼 수 있는 24가지 방법을 소개한다.
 

1. 오프라인 활용
구글 드라이브는 클라우드 기반이라고 할 수도 있지만 간단한 설정을 통해 온라인에 연결되지 않은 상태에서도 문서를 보고 편집할 수 있다. 한 가지 요구 사항은 구글 크롬 브라우저를 사용해야 한다는 것이다. 크롬에서 먼저 공식 드라이브 앱을 설치한 다음 drive.google.com으로 가서 왼쪽 메뉴의 자세히(More) 옵션을 클릭하고 “오프라인(Offline)”을 선택한다. 버튼을 클릭해서 오프라인 접근을 활성화하면 된다. 사용하는 컴퓨터마다 오프라인 접속을 개별적으로 설정해줘야 한다. (예외: 크롬북을 사용하는 경우 오프라인 접속이 기본적으로 활성화되어 있음)
 

2. 하드 드라이브에 드라이브 추가
오프라인 문서 관리 외에, 구글 드라이브-PC 동기화를 활성화하는 방법도 있다. 이렇게 하면 구글 드라이브에 저장한 모든 파일을 로컬 기기에서 이용할 수 있으며, 구글 드라이브와 컴퓨터 사이에 손쉽게 파일을 끌어다 놓을 수도 있다. 윈도우 또는 맥 시스템용 구글 드라이브 동기화 프로그램을 받아서 설치하면 드라이브와 PC 사이의 양방향 동기화 지점으로 사용할 로컬 폴더를 선택할 수 있다.
 

3. 동기화 설정
구글 드라이브 공식 동기화 프로그램은 구글 드라이브의 파일을 하드 드라이브에 저장하지만 구글 문서도구에서 작성된 문서와 스프레드시트의 경우 별 도움이 되지 않는다. 이러한 파일은 고유한 문서도구 형식으로 저장되며 따라서 마이크로소프트 워드와 같은 로컬 워드 프로세서에서 열 수 없기 때문이다.
싱크독스(Syncdocs)는 구글 드라이브 계정과 로컬 폴더를 양방향으로 동기화하는 데, 이 과정에서 문서도구 파일을 원하는 워드 또는 오픈 오피스 형식으로 변환시켜준다. 싱크독스를 사용하면 로컬 워드와 문서도구 사이에서 실시간 협업도 가능하며 워드 파일을 업로드할 때 문서도구 형식으로 변환할 수 있다. 기능 제한 버전은 무료이며, 무제한 버전은 연 19.95달러의 사용료를 내야 한다.
 

4. 파일 끌어다 놓기
구글 드라이브에 신속하게 옮겨야 할 파일이 있는가? 업로드 명령을 사용할 필요 없이 컴퓨터에서 드라이브 웹 사이트로 바로 파일을 끌어다 놓으면 된다. 그러면 별도의 추가 작업 없이 자동으로 업로드되어 스토리지에 저장된다.
 

5. 손쉬운 이미지 삽입
구글 문서도구 문서를 편집할 때 화면 상단의 명령 표시줄을 사용하여 이미지를 삽입할 수도 있지만 더 쉬운 방법이 있다. 컴퓨터의 이미지를 구글 문서도구 문서로 끌어다 놓기만 하면 된다. 이렇게 해서 자동으로 이미지가 삽입되면 이후 옮기거나 크기를 조정할 수 있다.
 

6. 링크 검색
구글 문서도구 내에서 바로 검색하면 링크 검색 시간을 절약할 수 있다. Ctrl-K 또는 화면 상단의 도구 모음을 사용해서 문서에 링크를 추가할 때 표시되는 상자에 일반 텍스트를 입력한다. 그러면 구글이 입력 내용을 자동으로 웹에서 검색해서 관련 URL 목록을 보여준다. 여기서 선택하면 된다.
 

7. 변경 추적
구글 문서도구에는 마이크로소프트 워드와 같은 수준의 변경 추적 기능이 없지만 그렇다고 과거 편집 내용이 완전히 사라지는 것은 아니다. 문서의 과거 편집 내역을 보고 필요할 경우 이전 버전으로 되돌리려면 문서도구의 수정 내역(Revision History) 기능을 연다. 파일(File) 메뉴에서 찾거나 Ctrl-Alt-Shift-G를 누르면 된다.
 

8. 단축키 이용
구글 드라이브에는 다양한 키보드 단축키가 있다. 구글 드라이브 웹 사이트에서 Ctrl을 누른 채로 슬래시 키를 누르면 바로 가기 전체 목록을 볼 수 있다.
 

9. 문서에 완전히 집중하기
아무런 방해 없는 전체 화면 문서 편집 기능을 원한다면 문서도구 보기(View) 메뉴 아래의 “전체 화면(Full screen)” 명령을 찾으면 된다. 이 명령을 사용하면 창에서 실제 문서 본문 외의 나머지 모든 요소가 사라진다. 일반 보기로 되돌리려면 Esc 키만 누르면 된다.
 

10. 정돈하기
구글 드라이브에서 폴더와 중첩 폴더를 만들 수 있다는 사실을 아는 사람은 많지만 컬러 코드를 사용해 폴더를 정리할 수 있는 기능은 잘 알려지지 않았다. 구글 드라이브의 아무 폴더나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 메뉴에서 “색 변경(Change color)”을 선택한다.
 

11. 공유하기
구글 드라이브에서 콘텐트를 공유하는 방법은 두 가지다. 우선 다른 사용자를 문서 공동 작업에 초대할 수 있다. 초대를 받은 사람은 사용자가 설정한 권한에 따라 문서를 편집하거나 의견을 남길 수 있다. 또한 문서도구에서 원하는 형식으로 문서 또는 파일을 이메일로 보내는 방법도 있다. 두 가지 옵션 모두 구글 드라이브에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하거나, 문서 편집 화면에서 파일(File) 메뉴를 열면 이용할 수 있다.
 

12. 봉투 만들기
구글 문서도구에는 적절한 서식의 봉투를 만들기 위한 기본 도구가 없지만 구글 문서도구용 엔벨로프(Envelopes for Google Docs)라는 별도의 앱을 사용할 수 있다. 앱을 설치한 다음 크롬 새 탭 페이지에서 아이콘을 클릭하기만 하면 된다. 봉투 규격을 입력하면 정확히 원하는 크기로 인쇄되는 새 문서가 만들어진다.
 

13. 새 보기 이용
구글 드라이브의 모양을 기호에 맞게 조정할 수 있다. 기본 드라이브 화면은 목록 보기인데, 오른쪽 상단, 4개의 작은 상자 모양 버튼을 클릭하면 더 시각적인 표 배열로 전환할 수 있다. 그 옆 버튼(여러 개의 가로 줄 모양)을 클릭하면 다시 원래 보기로 돌아간다. 이 버튼의 왼쪽에는 파일 정렬 기준을 변경하는 명령이 있다. 오른쪽 기어 아이콘을 클릭하면 화면 표시 밀도를 변경하는 옵션이 표시된다. 이 옵션을 통해 화면을 “쾌적하게”, “편안하게” 또는 “조밀하게” 설정할 수 있다.
 

14. 변환 기능 활용
텍스트가 많은 PDF 또는 이미지를 다량으로 업로드하는 경우 구글 드라이브의 변환 기능을 유용하게 활용할 수 있다. 구글 드라이브는 PDF와 이미지를 스캔해서 텍스트를 감지한 다음 이를 편집 가능한 문서로 옮길 수 있다. 기본 드라이브 화면에서 오른쪽 상단의 기어 아이콘을 클릭한 다음 “업로드 설정(Upload settings)” 아래에서 이 옵션을 찾을 수 있다.
 

15. 번역 기능 제대로 사용하기
Parlez-vous Français? Non? Pas de problème: 구글 문서도구에서 문서를 다른 언어로 변환할 수 있다. 문서를 편집하면서 화면 상단의 도구(Tools) 메뉴를 클릭하고 “문서 번역(Translate document)”을 선택한다. 많은 언어로 구성된 목록 중에서 하나를 선택해서 번역된 텍스트로 새 문서를 만들 수 있다.
 

16. 숙제하기
문서 작업을 하다가 뭔가를 찾아봐야 할 필요가 생겼을 때는 조사(Research) 기능을 활용해 보자. 도구 메뉴에서 조사를 선택하면 특수 사이드바가 등장하면서 문서에서 언급한 주제에 관한 정보를 보여준다. 제시된 주제를 클릭하거나 검색창에 필요한 용어를 추가로 입력해 검색할 수 있다.
 

17. 팩스기로 사용하기
팩스는 성가신 것이지만, 안타깝게도 업무용으로 여기 저기에서 여전히 활용되고 있다. 헬로팩스(HelloFax)라는 플러그인을 사용하면 이런 번거로운 과정을 거치지 않고 구글 드라이브를 개인용 팩스기로 활용할 수 있다. 헬포팩스 크롬 앱을 설치한 상태에서 구글 드라이브의 문서 목록에서 특정 문서를 오른쪽 클릭하면 팩스 보내기 옵션을 찾을 수 있다. 이 서비스는 현재 월 50쪽까지 무료로 보낼 수 있으며, 그 이상이 필요한 경우에는 유료 서비스를 이용해야 한다. 유료 서비스에는 자신이 선택한 전화번호로 팩스를 받는 등의 다양한 기능이 추가로 제공된다.
 

18. 점선에 서명하기
서명해야 할 전자문서가 많다면, 구글 드라이브와 연결되어 있는 헬로사인(HelloSign)을 이용해 보기 바란다. 일단 헬로사인 크롭 앱을 설치하고 서명을 업로드한 다음에는 사용자가 해야 할 일은 드라이브 목록에서 문서를 오른쪽 클릭해 헬로사인으로 열기를 선택하는 것뿐이다. 이후에는 저장해 둔 서명을 드래그 앤 드롭 방식으로 원하는 문서 어디에나 삽입할 수 있고, 서명한 문서를 즉시 이메일로 보낼 수도 있다.
 

19. 신속하게 문서 생성하기
브라우저에 구글 문서 즉석 생성 버튼을 배치하면 시간을 절약할 수 있다. 크롬용 구글 문서도구즉석 생성(Google Docs Quick Create) 확장 프로그램을 설치하면 된다. 브라우저 툴바에서 클릭 한 번으로 구글 문서도구의 다양한 문서를 만들 수 있다.
 

20. 단순하게 저장하기
구글 드라이브 계정에 웹 기반 콘텐츠를 많이 저장하는 편이라면, 구글 드라이브에 저장하기(Save to Google Drive)란 확장 프로그램을 사용해 보기 바란다. 구글이 제공하는 이 앱은 브라우저의 오른쪽 클릭 메뉴에 드라이브로 바로 저장할 수 있는 기능을 추가해 준다. 웹 상의 이미지나 문서, 웹페이지 스크린샷은 물론 오디오와 비디오 파일도 바로 구글 드라이브로 저장할 수 있다.
 

21. 구글 드라이브로 데이터 모으기
드라이브를 사용해 서베이 방식 데이터를 모으고 정리하기 위한 공개 양식을 만들 수 있다. 구글 문서도구 스프레드시트 내에서 도구 메뉴에서 양식 만들기를 선택하면 된다. 일반 텍스튼는 물론 다중 선택 질문 등 다양한 조합의 양식을 만들 수 있으며, 설문 참가자들의 응답은 사용자의 스프레드시트로 바로 채워진다.
 

22. 드라이브를 코딩기로 만들기
일반 문서 편집이 아니라 프로그램 코드를 작성한다면, 드라이브 노트패드(Drive Notepad)란 무료 크롬 앱이 훨씬 효과적인 툴이 될 것이다. 드라이브 노트패드는 평문 텍스트 문서를 브라우저에서 보고 편집한 다음, 이를 드라이브 계정으로 저장할 수 있다. 다양한 스크립트 및 프로그래밍 언어의 구문 하이라이트 기능을 제공하며, HTML, 파이썬, 펄, 루비, JSON 등을 지원한다.
 

23. 회사 일정을 구글 드라이브로
프로젝트를 맡았는가? 크롬 앱인 구글 드라이브용 간터(Gantter)를 사용해 보라. 이 앱은 기업 수준의 프로젝트 일정관리 기능을 구글 드라이브 계정에 바로 추가해 준다. 간터는 마이크로소프트 프로젝트 파일을 지원하며, 다중 사용자 동시 편집과 채팅도 지원한다. 무엇보다 좋은 점은 완전히 무료라는 것.
 

24. 구글 드라이브를 크로스플랫폼 클라우드 허브로
구글 드라이브는 뛰어난 클라우드 스토리지 솔루션이라고 보기는 어렵다. 하지만 무료 크롬 앱인 워프울프 오토메이터(Wappwolf Automator)를 함께 사용하면, 드라이브 계정을 다른 온라인 서비스와 쉽게 연결할 수 있고, 여러 플랫폼에 걸친 동기화를 설정할 수 있다. 이름은 이상하지만 매우 효율적인 이 앱은 드라이브 내에 특별한 동기화 폴더를 생성해 이 폴더에 저장하는 모든 파일을 자동으로 사용자가 선택한 외부 서비스로 보내준다. 드롭박스와 피카사, 페이스북, 플릭커, 에버노트, 스카이드라이브, 슈가싱크 등을 지원한다.
 
 
Posted by kimdirector | 2014.07.09 | Hit : 2611
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