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PM이 대비해야 할 흔한 프로젝트 문제 7가지
Posted by kimdirector | 2015.02.11 | Hit : 3056
PM  프로젝트  마감기한  예산  문제 
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평범한 PM(Project Manager)와 뛰어난 PM의 차이점은 무엇일까? 답은 간단하다. 문제가 발생했을 때 문제를 어떻게 해결하느냐, 또 마감기한과 예산 초과를 어떻게 방지하느냐의 차이다.
 
오늘은 PM들이 겪는 가장 큰(또는 가장 보편적인) 7가지 문제점과 좋은 PM이 이를 예측, 방지, 또는 완화하는 방법에 관해 살펴본다.
 


 
문제 1 : 자신의 담당업무를 모르고 있거나 이해하지 못한 팀 구성원
 
좋은 PM이 담당업무 문제에 대처하는 방법 : 팀 구성원들이 사전에 담당업무를 파악하고 기대치를 명확하게 설정할 수 있도록 한다.
 
“모든 주요 이해당사자들과 관련된 의사결정 구조를 사전에 구성하는 것이 중요하다"라고 프로젝트 관리 소프트웨어 제공기업 라이크(Wrike)의 콘텐츠 마케팅 & 소셜 미디어 이사 톰 트리노는 강조했다.
 
그는 “IT PM은 각 이해당사자들을 다음 중 하나로 명확하게 분류한 RACI 차트를 이용해 이 문제를 해결할 수 있다: R = 프로젝트 업무 수행 담당, A = 프로젝트 결과 책임, C = 프로젝트에 관한 컨설팅, I = 프로젝트에 관한 정보”라고 설명했다.
 
 
문제 2 : 핵심 직원이 임시 또는 영구적으로 프로젝트에서 제외된 상황
 
좋은 PM이 자원 관련 문제에 대처하는 방법 : “뛰어난 IT 관리자는 공급(자원)과 수요(프로젝트에 따른 문제/해결)의 균형을 잘 유지한다"고 프로젝트 관리 솔루션 리퀴드플래너(LiquidPlanner)의 CEO 리즈 피어스가 말했다.
 
그녀는 그 방법 중 하나에 대해 "자원 시안성 및 예측 툴을 제공하는 프로젝트 관리 시스템을 이용해 PM 이 (신속하게 의사를 결정하고 자원을 다시 할당해) 궁극적으로 일정 지연을 감소시키는 것"이라고 설명했다.
 
좋은 PM이 분산된 팀 구성원들을 한데 모으는 또 다른 방법이 있을까? 핵심 구성원들을 제외시킨 경영진을 설득하다 보면 프로젝트가 지연될 수 있다 (또는 더 안 좋을 수도 있다).
 
이에 대해 IT 인증 교육 기업 CBT 너겟(CBT Nuggets)의 프로젝트 관리자 겸 강사 스티브 케이슬리는 근거가 중요하다고 설명했다.
 
“별다른 근거 없이 좋은 개발자를 유지하려고 (또는 핵심 팀 구성원을 선발하려고) 싸운다면 질게 뻔 하다. 그래서 상황에 맞추어 일정을 계획하고 상사에게 영향 평가를 보고하면서 핵심 전문지식 손실과 (교체로 인한) 학습 곡선으로 인해 프로젝트가 2주 동안 지연되고 45,000 달러의 추가 예산이 발생할 것이라고 설명하라. 사실에 근거한 영향 분석으로도 의사결정을 충분히 번복할 수 있는 경우가 많다.”
 
 
문제 3 : 마감기한 지키기
 
좋은 PM이 마감기한에 대처하는 (때로는 변경하는) 방법 : 마감기한을 놓치지 않기 위해서 "팀 구성원 별로 각 담당 업무에 대한 구체적인 마감기한을 설정하고, 제시하는 기한은 항상 필요한 것보다 훨씬 이르게 설정하라"고 프로덕션 TSAC(The Security Awareness Company)의 CD(Creative Director) 애슐리 슈와토가 말했다.
 
그는 "이렇게 함으로써 해결해야 할 문제가 있을 때 변경 및 검토를 위한 충분한 시간을 확보할 수 있다"라고 덧붙였다.
 
또한 프로젝트를 관리 가능한 덩어리로 분할하고 각 덩어리에 대해 "최종 인도 전 변경사항을 적용할 수 있는 충분한 여유를 확보하는 것"도 도움이 된다고 그는 덧붙였다.
 
 
문제 4 : 범위 변화
 
좋은 PM이 범위 변화에 대처하는 방법 : “요건에 영향을 끼치는 변경사항으로 인해 대부분의 프로젝트가 중단된다"고 HP TSC(HP Technology Services Consulting)의 수석 프로젝트/프로그램 관리자 준 부카오는 진단했다.
 
그는 "기본적으로 변경사항을 문서화하고 그 영향을 확인하고 평가하며 해결책을 찾고 해결책을 실행에 옮기기 전에 변경사항 요청 승인을 받아야 한다. 뛰어난 PM은 한발 더 나아간다. 변화에 반응할 뿐 아니라 전반적으로 사전 위험 및 품질 관리를 실시한다"라고 말했다.
 
부카오는 이와 함께 스폰서, SME, 최종 사용자, 기타 영향을 받는 사람 등 모든 주요 이해당사자를 규명하고 참여를 유지시키는 것이 중요하다고 덧붙였다.
 
메타(Meta) 검색 및 온라인 광고 기업 이장가(eZanga)의 IT 관리자 조 로디촉도 범위 변화에 대해 조언을 전했다. 그는 “범위에 새로운 사항이 추가될 때마다 경영진 및 엔지니어 팀과 모이는 것이 중요하다. 논의를 통해 새로운 추가사항이 금번 버전에 필수적인지 아니면 다음 업데이트까지 기다릴 수 있는 희망사항인지 결정해야 한다"라고 설명했다.
 
그는 이어 "또 다른 잠재적인 해결책은 단순히 해당 프로젝트의 범위를 변경할 수 없다고 말하는 것이다. 분명 실천이 어렵긴 하지만... 강경한 자세로 의견을 피력하고 프로젝트의 범위에 추가할 수 없는 이유를 솔직하게 설명해야 한다"라고 덧붙였다.
 
 
문제 5 : 문제 또는 잠재적인 문제 가능성
 
좋은 PM이 잠재적인 문제에 대처하는 방법 : “PM은 팀 구성원들과 정기 회의를 갖고 계획에 따라 모든 사안을 달성했는지 여부를 파악해야 한다. 누군가 문제를 겪고 있다면 문제를 해결하고, 필요하다면 특정 과업을 다시 계획해야 한다"고 의료 IT 기업 옴니MD(OmniMD)의 CEO 디반 데이브는 말했다.
 
PM이 잠재적인 문제를 손쉽게 발견하고 회의를 피할 수 있는 또 다른 방법은 협업 추적 소프트웨어를 활용하는 것이다.
 
온라인 프로젝트 관리 소프트웨어를 제공하는 메이븐링크(Mavenlink)의 CEO 레이 그레인저는 "할 일이 업데이트되고 일정에 맞추어 진행하는 팀 구성원들은 업무를 처리할 여유 시간이 생기며, PM은 일정에 뒤쳐지거나 진행상황을 보고하지 않는 사람을 관리하는데 시간을 할애할 수 있다"라고 설명했다.
 
 
문제 6 : 위치와 시간대가 다른 팀 구성원 관리 및 협업
 
PM이 분산된 팀 관리에 성공적으로 대처하는 방법 : 모바일 협업 툴이 있으면 IT 관리자에게 큰 도움이 된다. 어코다 테라퓨틱스(Acorda Therapeutics)의 네트워크 사업부 조쉬 바우어는 이와 관련해 다음과 같이 말했다.
 
"이동이 잦은 사람은 모바일 기기에서 사용할 수 있는 기술의 제약을 받는다. 그래서 기본적인 이메일 접속만 작은 첨부파일 공유만 가능했었다. 실시간 협업은 불가능했다. 우리는 [온라인 상에서 효과적으로 협업할 수 없는] 문제를 발견하고 적절한 툴(EMC 싱크플라이서티(EMC Syncplicity))을 찾아냈다. 이를 통해 직원들은 현재 기술적 제약사항을 극복하여 협업이 향상되고 원하는 대로 업무를 처리할 수 있게 됐다.”
 
 
문제 7 : 팀 구성원들 사이의 의사소통 부재 또는 반목
 
좋은 PM 이 잠재적인 반목에 대처하는 방법 : 팀 구성원들과 전화 또는 직접 대화를 통해 정기적으로 상황을 확인하고, 해결해야 하는 업무상 또는 개인적인 문제가 있는지 파악해야 한다. 프로젝트에 영향을 끼칠 수 있는 문제이기 때문이다.
 
센트릭 디지털(Centric Digital)의 프로그램 관리 PM 호세 카넬로스는 “프로젝트 관리의 핵심은 단순한 작업과 일정관리가 아니다. 각 팀 구성원들을 연계시키고 [정기적으로 확인해야 한다]. 이를 통해 팀의 신뢰를 얻을 수 있고, 프로젝트에 대한 몰입도가 증가한다"라고 말했다.
 
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Tags PM  프로젝트  마감기한  예산  문제 
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