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프로젝트 관리 소프트웨어 활용 팁 10가지
Posted by kimdirector | 2015.06.22 | Hit : 3105
프로젝트 관리 소프트웨어
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프로젝트 관리자라면 간단한 것이 최고라는 점에 동의할 것이라 생각한다. 그런데 프로젝트 관리 소프트웨어 도입에 관한 질문을 하면, 직원들이 이들 소프트웨어나 특정 기능을 사용하길 꺼리거나 거부한다고 불평하는 회사들이 상당히 많다는 결과를 볼 수 있다.
 
필자는 수십 명의 프로젝트 관리 전문가들에게 프로젝트 관리 소프트웨어가 종종 기대에 못 미치는 이유에 관해 물었다. 프로젝트 관리 시스템을 효과적으로 활용하고, 팀원들이 이를 제대로 활용할 수 있도록 하는 10가지 팁에 관해 공유한다.



 
 
1. 조직(그리고 예산)에 맞는 프로젝트 관리 시스템을 찾는다
소프트웨어 리뷰, 평가, 비교 서비스를 제공하는 머천트 매버릭(Merchant Maverick)의 프로젝트 관리 시스템 리뷰어 및 에디터인 줄리 티터링톤은 "수백 종의 프로젝트 관리(PM) 시스템이 있다. 이 중에는 다른 시스템보다 조금 복잡한 시스템도 있다"면서 "만약 작업 관리, 커뮤니케이션 능률화, 파일 공유 등 기본적인 기능만 필요로 한다면 여러 부가 기능을 제공하는 프로그램을 선택지에서 제외해야 한다"고 충고했다.
 
티터링톤은 "보고와 자원 관리와 같은 기능에 큰 부담을 갖는 팀원도 있을 것이다. 부담이 클수록 해당 소프트웨어를 이용할 확률도 낮아진다. 따라서 요구에 부합하는 시스템을 찾아야 한다. 그리고 화려하지만 불필요한 기능에는 필요 이상의 투자를 해서는 안 된다"고 강조했다.
 
업무 시간표 관리 소프트웨어를 공급하고 있는 레플리콘(Replicon)의 솔루션 엔지니어링 디렉터인 스캇 베일즈는 "소프트웨어 사용이 너무 어려워 프로젝트 관리 솔루션 도입에 실패한 기업들이 많다. 업무 흐름과 설정 기능이 직관적인 솔루션을 찾아야 하며, 사용자의 작업을 예측하는 지능형 기능이 탑재되어 있어야 한다. 추후 기능을 추가하는 방식으로 복합적인 기능을 구현하는 소프트웨어가 최상이다"고 말했다.
 
소셜 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼인 비트릭스24(Bitrix24)의 마케팅 매니저인 빅토리아 카투노바 는 "예산이 적다면, 목표와 목적을 명확히 규명한 뒤 이를 충족하는 무료 PM 솔루션이 있는지 조사해야 한다. 비트릭스24 외에도 트렐로(Trello), 아사나(Asana), 프리드캠프(Freedcamp) 등이 이런 솔루션이다. 기능을 자세히 비교 분석하고 싶다면 위키피디아의 표(링크)를 참조한다"고 말했다.
 
베일즈는 "어떤 PM 솔루션을 염두에 두고 있든, 모든 이들이 쉽게 이용하면서 IT의 최소 요건을 충족하는 솔루션인지 철저히 테스트할 필요가 있다"고 강조했다.
 
 
2. 모빌리티를 고려한다
엔터프라이즈 협업 플랫폼인 하이큐(HighQ)의 COO 스튜어트 바르는 "팀원들이 장소에 상관없이 생산성과 효율성을 높일 수 있게끔 모바일에 최적화할 수 있는 플랫폼을 선택한다. 모바일 최적화 플랫폼이란 직원들이 자신의 스마트폰과 태블릿으로 파일과 정보를 이용하고, 협업할 수 있다는 의미다. 시간과 장소에 제약을 받지 않은 상태에서 필요한 정보를 입수해 이용할 수 있다. 이렇게 하면 회사 밖에서도 탄력적으로 업무를 보면서 생산성을 높일 수 있다. 그럼 목표 달성의 기회가 커진다"고 강조했다.
 
 
3. 다른 중요 애플리케이션과 통합할 수 있어야 한다(여기에 해당하는 경우에만)
레플리콘의 베일즈는 "대부분의 기업이 프로젝트 관리 소프트웨어를 이용해 수집하는 데이터는 전체 솔루션의 극히 일부분에 불과하다. 이 데이터를 다른 앱과 공유해야 완전한 환경이 구현된다. 프로젝트 비용 계산, 비용 변제, 급여, 기타 프로세스에 아주 중요할 수 있는 부분이다. 다행히 대부분의 클라우드 기반 프로젝트 추적 소프트웨어에는 데이터 공유 기능이 기본 탑재되어 있으며, 마이크로소프트 프로젝트(Microsoft Project), 퀵북스(QuickBooks) 등의 애플리케이션을 지원한다"고 말했다.
 
 
4. 현실적인 기대를 한다
IT 컨설팅 회사인 얼리전트(Allegient)의 관리 컨설턴트 마이크 피셔는 "PM 소프트웨어는 프로젝트 관리 프로세스를 대체하는 것은 아니다. 그저 프로젝트 관리를 지원해주고 자동화 기능을 제공해줄 뿐이다. 잘못된 기대 때문에 PM 소프트웨어 도입을 실패로 규정짓는 사례가 많다. 현실적으로 PM 소프트웨어는 3가지 기본 기능을 제공한다. 데이터 획득 및 관리, 의사결정 지원, 보고 및 그래프화다"고 말했다.
 
 
5. 소프트웨어 후원자를 찾는다
대기업과 중소기업을 대상으로 프로젝트 관리 및 협업 도구를 공급하고 있는 라이크(Wrike)의 마케팅 디렉터 톰 트레노는 "프로젝트 관리 시스템의 ROI(투자수익) 극대화에 가장 중요한 필수 요소는 팀원 모두가 이를 수용해 활용하는 것이다. 도입률을 높이기 위해서는 도구 선정 과정에 팀원들의 의견을 반영하고, 필요한 훈련과 자원을 확보해줄 수 있는 후원자가 있어야 한다"고 말했다. 이어 "이 후원자는 새로운 소프트웨어 도입을 주도하고, 경영진 평가나 회의 등을 통해 적절한 행동을 모델로 제시할 수 있어야 한다. 도입률을 높이지 못하면, 시스템의 가치에 제약이 생긴다"고 강조했다.
 
 
6. 점진적으로 도입하고, 모든 이들에게 적절한 훈련을 제공한다
프로젝트 관리 오피스 솔루션 공급업체인 레벨 5 파트너스(Level 5 Partners)의 PMP 스페셜리스트 존 글랜더는 "우리는 10년 전에 PMO 소프트웨어를 도입했다. 이 과정에 터득한 교훈 한 가지는 모든 직원을 대상으로 모든 기능을 한꺼번에 제공하는 방식은 재앙을 초래한다는 것이다. 소수 사용자를 대상으로 시스템을 도입하거나, 모든 사용자를 대상으로 일부 특정 기능을 제공해야 한다. 즉 대규모 도입을 피해야 한다"고 강조했다.
 
또 소프트웨어를 배치하면서 최소한 기본적인 기능을 가르쳐야 한다고 말했다. 필요한 사람, 원하는 사람에게는 고급 교육과정을 제공할 수도 있다.
 
 
7. 사전에 업무 흐름을 규정한다
카투노바는 "제대로 준비를 하려면 초기에 어느 정도 시간을 투자해야 한다. 그러나 업무 흐름을 잘 규정하면 이 프로세스를 능률화하면서 시간을 절약할 수 있다"고 말했다.
 
 
8. 모든 팀원이 다른 시스템이 아닌 도입한 PM 소프트웨어를 사용하게끔 만전을 기한다
프로젝트 관리 플랫폼인 플로우(Flow)의 콘텐츠 디렉터 마크 니콜스는 "프로젝트 관리 시스템을 소통의 허브로 활용할 계획이라면, 모든 사람이 이를 사용하도록 만들어야 한다"고 강조했다. 니콜스는 "프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 것을 명확히 만들고, 잘못된 의사전달이 없도록 만드는 데 목적이 있다. 따라서 도입한 프로젝트 관리 시스템 외의 방법으로 작업과 일정을 관리하는 사람이 있어서는 안 된다. 전체 팀원이 프로젝트의 중요 사항 전부에 시스템을 사용하도록 만들어야 한다"고 말했다.
 
 
9. PM 시스템으로 비용과 생산성을 추적한다
온라인 프로젝트 관리 소프트웨어 공급업체인 메이븐링크(Mavenlink)를 창업한 CFO 레이 그레인저 는 "도입한 소프트웨어 현황이나 이윤에 대한 정보를 실시간으로 제공하고 보고하는 기능이 있다면 이를 적극적으로 활용해야 한다. 이런 매트릭스를 추적 관리하는 방법을 파악하면, 필요시 프로젝트를 조정해 수익성을 높이고, 제때 프로젝트를 완료하는 데 도움이 된다"고 말했다.
 
 
10. 적극적으로 도움을 요청한다
그레인저는 "소프트웨어 제조업체의 지원 및 성공 사례 전문가와 연락하면서 다른 기업들이 동일한 기능을 사용할 때 적용한 베스트 사용사례에 관한 팁을 얻어야 한다. 고객들이 자신의 제품을 효과적으로 사용할 수 있게끔 전담팀을 구성해 운영하는 회사들이 많다. 이들 팀은 1:1 교육 기회를 제공하거나, 다른 고객들의 애플리케이션 활용 성공 사례에 대한 정보를 제공하기도 한다. 또 동종 산업이나 근접 산업의 기업을 대상으로 전문 서비스를 제공하는 서드파티 컨설턴트를 채용해 프로젝트 관리 소프트웨어를 맞춤화할 수 있다"고 말했다.
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