현대 비즈니스에서는 좋은 제안서가 아니면 사업 수주가 불가능하다. 이러한 사실은 특정 산업이나 국가에 상관없이 전 세계적으로 모든 산업에 해당되는 내용이다. 특히 사업의 규모가 클수록, 그리고 글로벌 사업일수록 절대적이다. 하지만 제안서가 만병통치약이라는 이야기는 결코 아니다. 제안서의 내용이 허술하면 아무리 다른 요소가 훌륭할지라도 수주하기는 어렵다. 제안서는 고객이 업체 선정을 위해 확인하는 필수 절차다. 성공적인 사업 수주를 위한 제안서 작성의 핵심 원리에는 어떤 것들이 있을까?

 

 

① 헤드라인 구조로 작성하라.

 

제안서를 작성할 때는 '4-Box' 구조를 활용하는 것이 좋다. 즉 헤드라인식 논리 구조를 제안서에 구현하는 것이다. 제안서를 읽는 평가자는 제안서를 처음부터 끝까지 다 읽어 보지 않을 가능성이 높다. 따라서 중요한 내용과 결론을 앞쪽에 배치해야 한다. (관련 글: 효과적인 제안서 작성을 위해선 4-Box 구조를 따르라)

 

- 결론을 먼저 제시한 후, 세부 사항을 기술한다.

- 주장을 먼저 제시하고 근거 자료를 통해 주장을 뒷받침한다.

- 의사 결정자를 대상으로 작성한다.

- 고객의 관심 사항과 우리의 차별화 요소를 연계시킨다.

 

 

② 초안을 빠르게 작성하라

 

초안이 제안서의 품질을 완전히 결정짓는 것은 아니므로 제안서를 쓸 때 처음부터 너무 부담을 가질 필요는 없다. 완벽하게 작성하고자 하는 욕심이야말로 가장 큰 장애물이다. 지금 필요한 것은 완성된 제안서가 아니라 초안이라는 사실을 기억하라. 다듬고 완성하는 것은 초안을 쓴 다음에 해도 된다. 글쓰기가 잘 진행되지 않을 때는 제목을 먼저 작성하여 지침으로 사용하는 것도 좋다. 다음은 초안을 손쉽게 작성할 수 있는 방법이다.

 

1) 가장 쉬운 부분부터 시작한다.

2) 초안이 형편없고 오류가 있더라도 오래 끌지 말고 일단 빨리 완성한다.

3) 아웃라인(섹션 기획서, 목업mockup)을 재검토한다.

4) 진도가 안 나갈 때는 작업환경에 변화를 준다.

5) 문제점들을 다른 작성자나 관리자 또는 동료와 토론을 통해서 해결책을 찾는다.

 

 

③ 단락을 효과적으로 사용하라

하나의 단락에서는 하나의 핵심 아이디어만 제시하는 것이 좋다. 단락의 시작은 핵심 아이디어를 서술하는 문장이어야 한다. 또한 일반적인 것에서 특정 부분으로, 효용에서 특징으로, 익숙한 것에서 생소한 것 순서로 정보를 구조화해야 한다. 단락 간에는 논리의 흐름을 유지하도록 검토하고 단락 중간에 세부정보를 삽입하는 것은 필수다.

 

 

④ 주장을 했으면 근거를 제시하라

 

제안서에서 주장을 할 때에는 반드시 근거가 있어야 한다. 우리 기업의 생각에 신뢰성을 부여하는 과정인 것이다. 평가자는 결코 주장만 보고 점수를 주지 않는다. 근거 없는 평가는 상대가 가장 불편해하는 요소다. 가장 설득력 있는 근거는 다름 아닌 ‘계량화된 정보’다. 우리의 주장에 대해 신뢰도를 높이기 위해서는 3가지(Quantification, Timing, Measurement&Monitoring)를 기반으로 근거를 제시하는 것이 중요하다. (관련 글: 가격 경쟁에서 벗어나고 싶다면 비용 대비 가치를 높이는 데 주력하라)

 

 

⑤ 약점을 다루어라

제안서에서 스스로 약점을 다루지 않는다면 어떻게 될까? 만약 경쟁사가 우리의 약점을 공격했을 경우 평가자는 경쟁사의 말만 듣고 편향적인 시각으로 우리를 평가할 수도 있다. 물론 모든 약점을 다 언급할 필요는 없다. 하지만 경쟁사의 공격 대상이 되고, 고객이 알 수 있는 약점은 과감히 이야기하고 대안을 제시하는 것이 좋다. 먼저 약점을 다루는 순간 우리의 약점에 대한 경쟁자의 공략은 약화된다. (관련 글:약점은 감추지 말고 드러내는 게 '득')

 

 

⑥ 제목을 효과적으로 활용하라

 

제목은 내용을 구조화하고 알리는 데 사용되는 전통적인 글쓰기 도구이다. 특히 평가자들이 다시 읽고 싶은 부분을 신속하게 찾을 수 있게 하므로 제목은 문맥의 흐름을 발견하는데 도움을 준다. 제목에는 간결 표제(telegraphic heading) 와 정보 표제(informative heading)가 있다. 예를 들면 다음과 같다.

 

간결 표제 : 물류 프로세스 개선

정보 표제 : 30%의 비용이 절감되는 물류 프로세스 개선

간결 표제와 정보 표제 모두 내용 전개에서 주제의 변화를 표현한다. 즉, 제목의 기능은 "지금부터는 다른 주제에 대해 이야기할 것입니다."라고 알려주는 것이다. 정보 표제는 지금부터 다룰 새로운 주제가 어떤 것인가에 대한 설명뿐만 아니라(간결 표제의 기능뿐만 아니라), 그 주제와 관련한 구체적인 정보를 제공한다. 정보 표제는 핵심 메시지를 강조하는 데 좋은 방법이기 때문에 가능하다면 언제나 이를 사용하려고 노력해야 한다. 특히 이런 기법이 자주 사용되지 않는 우리나라의 경우, 정보 표제는 제안서를 차별화하는 좋은 방법이 될 수 있다.

 

 

⑦ 목록을 사용하여 핵심 메시지들을 강조하라

 

목록은 정보를 전달하는 훌륭한 방법이다. 특히 복잡하고 중요한 정보를 언급할 경우 목록을 사용하면 아이디어를 명확하게 전달할 수 있다. 평가자는 주요 메시지와 핵심 사항들을 한눈에 볼 수 있다. 또한 목록을 사용하면 복잡해 보이는 여러 가지 아이디어들을 쉽게 구분 지을 수 있다.

 

 

⑧ 핵심 내용을 요약하라

 

제안서에는 각 섹션 별로 핵심 내용을 요약하는 부분이 있어야 한다. 이때 요약 내용은 각 섹션의 맨 끝보다는 앞에 배치돼야 한다. 또한 제안하는 솔루션의 특징과 그 결과 얻게 될 고객의 효용이 나타나야 한다. 제안서는 소설이나 논문이 아니다. 제안서는 평가를 위한 세일즈 문서다. 고객은 우리가 생각하는 것만큼 제안서를 열심히 읽어 보지 않는다. 그렇기 때문에 핵심 내용을 요약하고 맨 앞에 배치해 고객이 우리가 강조하고 싶은 부분을 읽도록 유도해야 한다.

 

 

지금 이 시간에도 전 세계에서 많은 비즈니스맨들이 제안서를 쓰고 있다. 수천억, 수조 짜리 사업을 수주하기 위해서 몇 십 명이 밤잠을 설치면서 제안서에 매달리기도 한다. 간혹 벤처 기업을 시작하려는 대학생도 투자를 받기 위해 제안서를 쓰는 경우도 있다. 앞으로 어떤 제안서를 작성할 때에라도 위의 8가지 기본 원리를 기억하기 바란다. 좋은 제안서가 당신을 수주의 길로 이끌 것이다.

원문보기 :
https://blog.naver.com/businessinsight/221244731186